Apostille oder Legalisation? Notarielle Beurkundung oder Konsulat? 

Im Zuge der Digitalisierung von Gesellschaftsanteilen einer Pvt. Ltd. India zum 30. September 2024 (Stichwort: „Dematerialisierung von Shares auf OTCEI“), kommen wieder vermehrt Fragen unserer Kunden zum Dokumentenverkehr mit Indien auf (Siehe hierzu auch: „DOKUMENTE FÜR INDIEN BEGLAUBIGEN, ATTESTIEREN UND LEGALISIEREN“).  

Die meisten ausländischen Dokumente müssen beglaubigt und legalisiert werden, um im indischen Rechtsverkehr Gültigkeit zu besitzen. Insbesondere während des Procederes von Firmengründungen, Kontoeröffnungen, Vollmachtserteilungen oder bei Direktorenbeschlüssen etc. wird dies relevant.  

Da im bilateralen Verhältnis zwischen Deutschland und Indien die sog. „Apostille“ keine Gültigkeit besitzt, muss tatsächlich das komplizierte mehrstufige Verfahren der Legalisation durchlaufen werden, sollen deutsche öffentliche Urkunden in Indien eingereicht werden. Aber auch für andere Dokumente wird meist in Indien Entsprechendes verlangt.  

Im Allgemeinen können öffentliche Urkunden bei Banken, Behörden oder Gerichten eines anderen Staates nur dann verwendet werden, wenn ihre Echtheit in einem besonderen Verfahren festgestellt worden ist. Zum Nachweis der Echtheit ausländischer öffentlicher Urkunden sind international zwei Verfahrensarten entwickelt worden: 

  1. Die Legalisation = die Bestätigung der Echtheit einer ausländischen öffentlichen Urkunde durch den Konsularbeamten des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll  
  2. (Im Verhältnis Indien/Deutschland nicht relevant:) Die „Haager Apostille“ = aufgrund völkerrechtlicher Vereinbarung wird in bestimmten Ländern die Legalisation im Rechtsverkehr durch eine sog. Apostille ersetzt (oder sogar auf sämtliche Förmlichkeiten verzichtet). 

Eine öffentliche Urkunde liegt vor, wenn diese von einer öffentlichen Behörde (oder einer entsprechend autorisierten Person wie z.B. einem Notar) ordnungsgemäß ausgestellt worden ist. Dies sind z.B. Geburtsurkunden, Bescheinigungen von Verwaltungsbehörden, Meldebescheinigungen, notariell beurkundete Gesellschaftsverträge etc. Keine öffentliche Urkunde sind z.B. formlose Kaufverträge oder Übersetzungen.  

 Im bilateralen Verhältnis zwischen Deutschland und Indien hat die Apostille wechselseitig keine Gültigkeit. Grund dafür sind zwischenstaatliche Unstimmigkeiten im Zusammenhang mit dem Beitritt Indiens zum Haager Apostille Übereinkommen. Hingegen gilt in der Schweiz und in Österreich sowie anderen Ländern das vereinfachte Verfahren der „Apostille“.  

Je nach Empfänger/Verwendungszweck und Art des Dokuments können die Anforderungen an das Legalisierungsverfahren unterschiedlich sein, so dass es durchaus sinnvoll ist, den Empfänger – falls unkompliziert möglich – nach den von ihm gewünschten Erfordernissen zu fragen.  

Indische Banken z.B. wünschen ein vierstufiges Verfahren, wohingehend ansonsten meist ein dreistufiges Verfahren praktiziert wird. 

Für Urkunden aus Deutschland sieht das gängige Verfahren in der Praxis wie folgt aus: 

 

1.Notarielle Beglaubigung des Dokuments 

Ein Notar bestätigt die Echtheit der Unterschrift auf einem Dokument und/oder die formale Übereinstimmung des Inhalts einer Abschrift (Kopie) mit dem Original. Damit ist Ihr Dokument nunmehr eine notarielle öffentliche Urkunde.  

Den Notar können Sie selbstverständlich frei wählen.  

 

2.Vorbeglaubigung durch Land- (Amts-)gericht 

Im Legalisationsverfahren ist i.d.R. zunächst die Vorbeglaubigung einer Urkunde durch Behörden des Ausstellungsstaats erforderlich. Die Zuständigkeit ist dabei in den jeweiligen deutschen Bundesländern für einzelne Dokumente unterschiedlich geregelt (Siehe hierzu auch: auswärtiges-amt.de – Internationaler Urkundenverkehr). Oftmals hilft Ihnen im Zweifelsfall der Aussteller des Dokuments weiter.  

 Für notarielle Urkunden ist der Land- (Amts-)gerichtspräsident zuständig, d.h. nach der o.a. notariellen Beglaubigung muss Ihr Dokument an das Land-(Amts-) gericht weitergeleitet werden.  

Für Handelspapiere wie Ursprungszeugnisse, Handelsrechnungen u.ä. sind die Industrie- und Handelskammern sowie die Handwerkskammern zuständig.

 

3.Legalisation durch das zuständige indische Konsulat  

Das zuständige indische Konsulat in Deutschland bestätigt anschließend die Echtheit des Dokuments und legalisiert es damit. Welches indische Konsulat für Sie zuständig ist, hängt von Ihrem deutschen Bundesland ab (Siehe hierzu auch: auswaertiges-amt.de – Vertretungen Indiens in Deutschland). Für einige Bundesländer (z.B. Berlin, Sachsen…) ist die indische Botschaft in Berlin zuständig.  

  • Beachte: Keine der drei o.a. Stellen bestätigt die inhaltliche Richtigkeit des Dokuments! 

Indische Banken verlangen meist zusätzlich eine sog. „self attestation“ (Eigenbestätigung). Vor der notariellen Beglaubigung muss der Antragssteller als ersten Schritt eine Kopie des zu legalisierenden Dokuments selbst unterschreiben. Daran schließt sich das oben beschriebene dreistufige Verfahren an. 


In der Praxis gibt es immer noch den Fall, dass aus Unwissenheit deutsche Unterlagen mit einer Apostille versehen und manchmal sogar von der indischen Seite so akzeptiert werden. Machen Sie sich in einem solchen Fall klar, dass zur Rechtsgültigkeit andere Formvorschriften einzuhalten sind. 

Sollten Sie zum Dokumentenverkehr mit Indien Fragen haben, so stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.  

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht.