Indien hat in den letzten Monaten ein neues Gesellschaftsrecht eingeführt. Der „Companies Act 1956“ wurde durch den neuen „Companies Act 2013“ ersetzt. In den letzten Monaten bestand dabei Unklarheit, wie genau die Auswirkungen auf ausländische Unternehmen sind. Diese Unklarheiten lichten sich nach und nach und das indische „Ministry of Corporate Affairs“ (MCA) veröffentlicht schrittweise neue Richtlinien und Anweisungen.

Heute möchten wir Sie über drei wichtige Änderungen informieren, die aus unserer Sicht beachtet werden sollten.

Resident Director

Das MCA hat angewiesen, das jedes Unternehmen in Indien laut Companies Act 2013 einen Direktor (Mitglied im Board of Director) vorweisen muss, der mindestens 182 Tage im Jahr in Indien anwesend ist und bereits im vergangenen Kalenderjahr 182 Tage in Indien verbracht haben muss. Für den „Sonderfall“ 2014 gilt einmalig, dass der Resident Director mehr als 136 Tage in Indien verbracht haben muss. Das bedeutet für viele ausländische Unternehmen, die bislang den Board of Directors ausschließlich mit im Ausland wohnhaften Direktoren besetzt haben, dass sie nun zügig einen in Indien wohnhaften Direktor neu in den Board aufnehmen müssen. Dieses kann beispielsweise ein eigener indischer Geschäftsführer oder Mitarbeiter sein, sofern dieser bereits im letzten Jahr in Indien wohnhaft war. Falls hier niemand zur Verfügung steht oder bewusst das Unternehmen einen eigenen indischen Mitarbeiter (vorerst) nicht berufen möchte, müssen externe Person eingesetzt werden (z.B. ein Notar).

In einem aktuellen Rundschreiben stellt das MCA klar, dass die Anwendbarkeit der „Resident Director Klausel“ rückwirkend ab dem 01. April 2014 mit folgender Regelung gilt:

(a) Unternehmen, die in dem Zeitraum 1. April 2014 bis 30. September 2014 gegründet wurden: „Resident Director“ soll direkt ab dem Zeitpunkt der Gründung bestellt werden, allerdings wird eine Übergangsfrist von sechs Monaten ab dem Datum der Gründung gewährt.

(b) Unternehmen, die nach dem 30. September 2014 gegründet werden: „Resident Director“ muss zum Datum der Gründung bestellt werden.

(c) Unternehmen, die vor dem 1. April 2014 gegründet wurden, sollen innerhalb einer Übergangsfrist von einem Jahr die neuen Anforderungen umgesetzt haben.

Shareholders‘ Meeting

Mindestens einmal im Jahr müssen die Anteileigner einer indischen Firma („Shareholders“) in Form des „Annual General Meetings (AGM)“ formell zusammenkommen. Das AGM dient beispielsweise der Feststellung des Jahresabschlusses und der Beauftragung der Wirtschaftsprüfer. Es gibt aber auch weitere Themen (wie z.B. Erhöhung des Stammkapitals), die in Form sogenannter „Extraordinary General Meetings (EGM)“ durch die Anteilseigner entschieden werden müssen.

Neu ist, dass diese Meetings (AGM und EGM) künftig nur noch in Indien stattfinden dürfen!

Hierbei ist wichtig, dass sich Anteilseigner in Form einer juristischen Person (GmbH etc.) bei diesen Meetings durch einen lokalen Bevollmächtigten vertreten lassen können. Allerdings gilt dieses nicht bei Anteilseigner in Form einer natürlichen Person! Hier ist die persönliche Person tatsächlich zur Anwesenheit in Indien verpflichtet.

In der Praxis gibt es zahlreiche ausländische Unternehmen, die die Anteile der indischen Gesellschaft wie folgt verteilt haben: 99% eine deutsche GmbH und 1% beispielsweise der deutsche Firmeninhaber oder Geschäftsführer (als natürliche Person). Bei all diesen Firmen (bei denen eine natürliche Person Anteile in Indien hält) heißt das, dass diese natürliche Person künftig mindestens einmal im Jahr zur Teilnahme an dem AGM nach Indien reisen muss. Sollte dieses nicht möglich oder unerwünscht sein, müsste ein Übertrag der Anteile von der natürlichen an eine juristische Person erfolgen.

[Wichtige Anmerkung: Um Missverständnisse zu vermeiden sei klargestellt, dass diese Regelung sich nur auf „Shareholers‘ Meetings“ bezieht und explizit nicht für Zusammenkünfte des „Board of Directors“ (reguläre „Board Meetings“) gilt, die auch künftig weiterhin außerhalb Indiens (bzw. in Europa) stattfinden können.]

Neue Anforderungen an indische Geschäftsbriefe

Laut des alten Companies Act 1956 waren Unternehmen bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen lediglich dazu verpflichtet, a) den Namen und b) die Anschrift des eingetragenen Sitzes zu nennen. Ab sofort sind Unternehmen verpflichtet, nun folgende Bestandteile in Geschäftsbriefe etc. einzuarbeiten:

a. Name und Rechtsform (wie bisher)
b. Adresse des eingetragenen Firmensitzes (wie bisher)
c. Neu: Unternehmensidentifikationsnummer: Corporate Identity Number (CIN)
d. Neu: Rufnummer
e. Neu: Fax-Nummer, falls vorhanden
f. Neu: E-Mail-Adresse (info@….)
g. Neu: Website-Adressen , falls vorhanden
h. Neu: Ehemalige Namen, sofern während der letzten zwei Jahren eine Namensänderung vorgenommen wurde

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