Der/die Company Secretary ist für die Einhaltung aller (Legal) Compliance Vorschriften in Indien verantwortlich.Für Private Limited Companies sind unter anderem folgende Aufgaben im Laufe des Geschäftsjahres fällig:
(Erstmalige) Ernennung eines Wirtschaftsprüfers
Der indische Companies Act sieht die Bestellung eines Wirtschaftsprüfers (Auditors) innerhalb eines Monats nach dem offiziellen Gründungsdatum (Erhalt des Certificate of Incorporation) vor.
Die erste Bestellung erfolgt durch einen Beschluss des Board of Directors für die Dauer von einem Jahr. Die Wahl eines Auditors ist im Sinne des Controllings – insbesondere bei Joint Ventures – eine strategische Entscheidung und sorgt für die Transparenz.
Statutory Audit
Oder gesetzliche Abschlussprüfung genannt: Jede Gesellschaft muss seinen Jahresabschluss von diesem o.g. Wirtschaftsprüfer prüfen und einen entsprechenden Bericht erstellen lassen.
(Anmerkung: Bei Unregelmäßigkeiten und Verdachtsmomenten können auch außerordentliche Audits eingeleitet und durchgeführt werden.)
Annual General Meeting
Einmal pro Jahr – aber spätestens 6 Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres – muss eine Gesellschafterversammlung abgehalten werden, zu der alle Aktionäre eingelanden sind.
(Anmerkung: Das erste Annual General Meeting muss innerhalb von 9 Monaten nach Ende des Finanzjahres, also bis zum 31.12. abgehalten werden)
Hauptaufgabe einer Hauptversammlung ist unter anderem die Genehmigung des Jahresabschlusses (Annual Accoutns), die Festlegung der Dividende, die Bestellung oder Wiederbestellung des Wirtschaftsprüfers (für die Dauer von fünf Jahren) sowie die Bestellung und die Vergütung der Board Mitglieder.
Filing of Annual Returns & Financial Statements
Folgende Formulare beziehungsweise Dokumente sind Frist-gerecht beim Registrar of Companies (RoC) einzureichen:
- Financial Statements (Formular AOC-4): Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung zusammen mit dem Director‘s & Auditors Report – innerhalb von 30 Tagen nach der Gesellschafterversammlung
- Annual Returns (Formular MGT-7) – innerhalb von 60 Tagen nach dem Annual General Meeting
Abhaltung der Board Meetings
Die erste Sitzung des Board of Directors ist innerhalb von 30 Tagen ab dem Datum der Gründung abzuhalten. Pro Jahr müssen mindestens vier Sitzungen (in einem Abstand von maximal 120 Tagen) stattfinden. Dazu müssen mindestens zwei Direktoren oder ein Drittel der Direktoren anwesend sein.
Der/die Company Secretary protokolliert die Sitzung in den „Minutes of Board Meeting“
Maintenance of Statutory Registers and Records
Neben den Protokollen der Board Meetings (siehe oben), muss der/die Company Secretary für die Gesellschaft auch noch weitere gesetzlich (siehe Companies Act 2013) vorgeschriebene Register führen und für die Dauer von mindestens acht Jahre aufbewahren:
- Register of Share Allotment
- Register of Members
- Register of Share Transfer
- Register of Director’s Shareholding
- Register of Managing Director
- Register of Mortgage and Charges
- Register of Contracts Entered into by the Company in which Directors are Interested
- Register of Directors
- Register of Investment in Shares of Any Body Corporate
- Register of Loans Made, Guarantees Given, Securities Provided by the Company
- Register of Renewal and Duplicate Share Certificates
- Register of Dividends
- Register of Document Executed under Common Seal
Weitere (Anlass-bezoge) Filings
Neben den o.g. (jährlichen) vorgeschriebenen Filings gibt es noch eine Reihe von Anlass-bezogen Meldungen, die zu erfüllen sind.
- Änderung des Authorized oder Paid-up Share Capital
- Zuteilung neuer Aktien oder Übertragung von Aktien
- Kredite an andere Unternehmen
- Ernennung von Direktoren oder Zahlung einer Vergütung
- Vergabe von Darlehen an Direktoren
- Eröffnung oder Schließung von Bankkonten oder Änderung der Bankkonten.
- Bestellung oder Änderung eines Auditors
Legal Compliance ist „Chefsache“
Das Board of Directors ist für die Einhaltung der Legal Compliance verantwortlich. Damit übernehmen alle(!) Direktoren eine Reihe von Verpflichtungen und persönlichen Haftungsrisiken (oft ohne sich dem bewusst zu sein).
Die Erfüllung aller Pflichten und Aufgaben ist aber in den meisten Fällen von Europa aus auch gar nicht wirklich möglich oder geht im Alltagsgeschäft schlichtweg unter. Andererseits kann man kann die Pflichten und Aufgaben, die sich aus der Rolle eines Organmitglied einer indischen Gesellschaft ergeben, nicht einfach an die lokale Geschäftsführung „delegieren“. Siehe auch Negative Folgen für Unternehmen und Direktoren bei Non-Compliance
Eine umfassende Betrachtung und Bewertung des Status Quo im Rahmen eines Corporate Compliance Audit ist in dieser Hinsicht von großer Bedeutung. Dazu stehen wir Ihnen gerne jederzeit mit einem individuellen Gespräch zur Verfügung.
