Im letzten Artikel sind wir auf die Organe einer Private Limited Company in Indien eingegangen. Auf die wichtige, aber bei uns weitgehend unbekannte, Rolle der/des Company Secretary wollen wir an dieser Stelle aber gesondert eingehen.
Denn dabei handelt es sich allerdings nicht um eine Assistenzstelle in unserem Sinne des Wortes, sondern um eine offizielle und notwendige Rolle gemäß dem indischen Companies Act.
Die (Legal) Compliance Aufgaben gemäß dem indischem Gesellschaftsrecht werden auch als Secretarial Compliance bezeichnet. Dazu zählen eine Reihe von Management-Aufgaben, die in jeder indischen Kapitalgesellschaft wahrgenommen werden müssen:
Aufgaben und Verantwortlichkeiten
Der/die Company Secretary ist von der Gründung bis zur Verwaltung einer Gesellschaft verantwortlich für alle Aufgaben aus dem Bereich der Corporate Compliance und bildet so die Schnittstelle zu den Behörden (insbesondere dem Registrar of Companies – RoC) und den Banken. Er/sie ist für die Einhaltung aller gesetzlichen Anforderungen durch das Unternehmen verantwortlich – insbesondere dem Companies Act 2013 aber auch SEBI und FEMA etc.
Außerdem ist er/sie für die Koordination der Board- und Annual General Meetings verantwortlich, sorgt für die ordnungsgemäße Dokumentation und Archivierung aller gesetzlich notwendigen Unterlagen sowie die Verwaltung der Unternehmensanteile.
Interne Audits und Due Diligence fallen ebenso in den Verantwortungsbereich, wie die offizielle Vertretung der Gesellschaft nach außen – bis hin zur Unternehmenskommunikation und Öffentlichkeitsarbeit.
Secretarial Services
Bei kleineren und mittleren Unternehmen werden diese Aufgaben in der Regel von Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaften und Dienstleistern wie Dr. Wamser + Batra India (Finance & Compliance; Stichwort „Secretarial Services“) wahrgenommen.
Unternehmen (Private Limited) mit einem Stammkapital ab 50 Millionen Rupien (620.000 €) müssen eine(n) eigene Company Secretary einstellen. Um diese Rolle zu bekleiden, bedarf es allerdings einer offiziellen Zulassung und Ausbildung durch das Institute of Companies Secretaries of India (ICSI), welches unter der Kontrolle des Ministry of Corporate Affairs steht.
