HR Policy: Richtlinien als Prävention für die eigene Personalpolitik

Als Arbeitnehmer sollte man seine Rechte kennen, als Arbeitgeber die Pflichten – aber die Gestaltung der Umsetzung nicht Dritten oder dem Personal selbst überlassen. Gerade in Tochtergesellschaften oder anderen Präsenzen im Ausland ist es wichtig, die geltenden Gesetze, Vorgaben und Empfehlungen zu kennen und umzusetzen. 

Andere Länder, andere Sitten. Das gilt auch für die Gesetze und rechtlichen Vorgaben, an die man sich halten muss. Gleichzeitig ist es wichtig diese gut zu kennen und auf das eigene Unternehmen zu übertragen, um Missbrauch zu vermeiden. Wie in vielen anderen Bereichen lassen sich deutsche bzw. europäische Vorgaben nicht 1:1 auf die indische Belegschaft übertragen. Die dortigen Anforderungen muss man beachten, verstehen und in die Unternehmenspolitik integrieren – in Form einer HR Policy. 

HR Policy als präventive Maßnahme

Ein wichtiger Teil dieser HR Policy ist die Sozialversicherung (Provident fund). Stellen Unternehmen keine klaren Regelungen diesbezüglich auf, können sie mit enormen Kosten konfrontiert werden. 

Ähnliches gilt für das Rentenalter und den Renteneintritt. Auch hier gibt es Regeln und Gesetze, die das Alter festlegen. Da es allerdings unterschiedliche Renteneintrittsgrenzen gibt, kommt es hier schnell zu schwammigen Auskünften und Forderungen der Mitarbeiter, die unvorteilhaft für das Unternehmen oder sogar nicht berechtigt sind. Es ist unabdingbar, dass die Renteneintrittsgrenzen noch vor dem Unterschreiben von Arbeitsverträgen definiert werden, um unnötige Kosten zu vermeiden. In unserer Zusammenarbeit mit europäischen Unternehmen in Indien haben wir Fälle erlebt, in denen 5- bis 6-stellige Euro-Beträge gezahlt werden mussten.

Stolperfallen erkennen und eindämmen

Neben den klassischen Urlaubstagen, die wir in Deutschland auch kennen, gibt es in Indien das sogenannte casual leave und festgelegte Krankentage. Nicht genutzte Urlaubstage können in der Regel gesammelt und in die Folgejahre übertragen werden. 

• Die Grenze diese gesammelten Urlaubstage, also die Anzahl der maximal gesammelten Tage, hängt vom Betrieb ab. Hat ein Unternehmen beispielsweise eine Grenze von 45 Tagen festgelegt und vergibt jährlich 15 Tage, können Mitarbeiter drei Jahre lang ihren gesamten Urlaub sammeln, wenn dieser bei 15 Tagen pro Jahr liegt.  
   
• Die gesammelten Urlaubstage können ausgezahlt werden. Allerdings besteht ein Anspruch auf die Auszahlung nur, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt oder Urlaubsanträge bis zu einem gewissen Zeitpunkt nicht genehmigt wurden. In unserem Beispiel wäre es also nicht verpflichtend, nach drei Jahren den Urlaub auszahlen zu lassen. Denn der Mitarbeiter verlässt nicht das Unternehmen und hatte zwischenzeitlich auch die Möglichkeit Urlaub zu machen.  

• Für einen Urlaub sollten Urlaubstage eingereicht werden. Klingt logisch, wird in der Realität aber nicht immer umgesetzt. Statt Urlaubstagen werden gerne Kranken- oder casual leave -Tage genutzt, um die Urlaubstage nicht zu ‚verschwenden‘. Denn Krankentage und casual leave-Tage können weder in das Folgejahr übertragen noch ausgezahlt werden. 

Als Unternehmen sollte man also u.a. wissen, wie viele Urlaubstage gesammelt werden können oder sicherstellen, dass die korrekten Tage genutzt werden (Krankentage bei Krankheit, Urlaubstage bei Reisen etc.). Nutzt das Personal das Unwissen aus und führt den Arbeitgeber in die Irre, kann es für das Unternehmen zu einem finanziellen Schaden kommen.

Ein weiteres Beispiel aus unserer Praxis ist der Umgang mit Feiertagen. Aufgrund der vielen Religionsgemeinschaften in Indien und den vielfältigen Feiertagen, müssen sich die Unternehmen zu Beginn des Kalenderjahres entscheiden, welche Feiertage als tatsächlich freie Tage festgelegt werden. In der Regel hängt die Wahl vom Standort und der dort vertretenen Religionsgemeinschaften und der Religionszugehörigkeit der Mitarbeiter ab.  

Absichern gegen schwerwiegende Folgen

Um solchen ‚Stolperfallen‘ präventiv entgegenzuwirken, müssen klare Richtlinien entwickelt, kommuniziert und vor allem konsequent gelebt werden. Die HR Policy, die unter anderem auch die Travel oder Leave Policy beinhaltet, muss in die Unternehmenskultur integriert werden. Fehlen diese Richtlinien, kann es zu einer freien Interpretation und eigenen Regeln kommen.  

Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen zum Unternehmen passende Policies, die die relevanten Leitlinien beinhalten und einen klaren Unternehmensstandard ermöglichen. 

Fehlende Richtlinien oder unvollständige Policies können dazu führen, dass Unternehmen in bestimmten Extremsituationen haftbar gemacht werden. Dabei kann es zur strafrechtlichen Verfolgung der Geschäftsführung, bis hin zu Gefängnisstrafen kommen.  

Ist im Unternehmen eine HR Policy bereits vorhanden, ist es also wichtig, diese inhaltlich und auf Vollständigkeit zu prüfen. Auch hier gilt: Eine klare Richtlinie als Präventivmaßnahme schützt das Unternehmen vor möglichen Unstimmigkeiten und dämmt Streitigkeiten ein. 

Differenzen entdecken und Maßnahmen optimieren

Als Unternehmen mit Indien-Geschäft sollte man sich nicht blind darauf verlassen, dass alle Informationen, die im europäischen Stammhaus landen, auch den tatsächlichen Vorgaben entsprechen und vor allem im wirtschaftlichen Sinne des Unternehmens sind – unabhängig vom Standort der Tochtergesellschaft.  

Mit festgelegten, konkreten Richtlinien, die wir gemeinsam mit Ihnen erarbeiten können, haben weder ‚Missverständnisse‘ noch eigene Interpretationen des Personals bzw. der Personalabteilung Platz. Aufgrund unserer Erfahrung wissen wir, welche Konsequenzen bestimmte Schritte mit sich bringen werden und können so vorausschauend für jedes Unternehmen passende Policies entwickeln. 

So können wir Differenzen entdecken und mit geeigneten Maßnahmen optimieren. Die Entwicklung und Umsetzung unternehmenseigener Richtlinien ermöglichen außerdem mehr Transparenz in der Zusammenarbeit zwischen Stammhaus und der Präsenz im Ausland.  

Sie möchten Ihre Richtlinien prüfen oder brauchen Unterstützung bei der Erarbeitung von (neuen) Vorgaben, die zu Ihrem Unternehmen passen? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie eine Nachricht.